ERPとは何？既存システムをERPパッケージに置き換えるメリットと注意点

「部署ごとにデータが散在していて、必要なときに必要なデータが見当たらない」「データにタイムラグが生じて、そのせいでミスが起こる」といったケースが多くなってきたら、ERPパッケージを導入するタイミングかもしれません。業務の効率化や、コスト削減を狙いたい人にもERPパッケージはおすすめです。この記事では、ERPについて解説し、導入のメリットや注意点を紹介していきます。「自社にERPパッケージを導入したい」と考えている人は、ぜひご参考にしてください。

ERPとは？わかりやすく説明

最初に「ERPとは何？」という人のために、ERPの用語説明と導入形態を解説します。

ERPの概念

「ERP（Enterprise Resource Planning）」とは、企業経営の基幹となる「会計」「総務」「物流」「販売」などの業務を統合し、経営の最適化を実現する手法のこと。

資源を無駄なく有効活用し、生産性を高めていくという「MRP（Material Resource Planning）」の考え方を一般企業にも展開した概念だと言われています。

ERPを実現するために、会計・人事・物流・在庫管理・販売などの情報を一元管理するための統合型ソフトウェア（統合基幹業務システム）が開発され、ERPパッケージと呼ばれています。最近では、経営管理を担うシステムとして、多くの企業が導入しています。

ERPの導入形態とは

ERPには、さまざまな形態があります。

・全体最適型

すべての業務をカバーするオールインワンタイプの形態です。

・業務ソフト型

必要な単独業務のみをソフト化して、導入する方法です。

・コンポーネント型

会計や販売、生産や総務、現場といったある程度の業務単位ごとに導入して、それぞれで追加・拡張していける形態です。

・クラウド型

インターネットでアプリケーションのみを使用する方法です。

企業においてサーバー管理やERP設定作業の負担を削減できる上に、短期間で導入が叶います。場所を問わずにいつでもどこでもアクセスできるのもメリットです。最近は、便利なクラウド型ERPも増えてきました。

既存システムをERPに置き換えるべき？

「ERPを導入するのは大変。既存システムもあるし、無理して導入しなくてもいいのでは？」と思っている人もいるでしょう。ここでは、ERPパッケージの重要性と、どのような商品があるのかを紹介します。

ERPパッケージの重要性とは

経営環境は日々、めまぐるしく変化しています。ビジネスでチャンスを得るには、企業全体で迅速で適切な意思決定をしていかなくてはなりません。そのためには、リアルタイムで経営管理ができるERPが大切になってきます。

ERPが広がるにしたがって、ERPの概念を実現し、管理するツールとしてERPパッケージが発展しました。現在では、ERP＝ERPパッケージを指すように言葉の意味が変化しています。

ERPパッケージを導入すると、会計や販売、物流、生産、人事といった業務から企業全体の情報をトータルで管理できます。また、これらの情報が統合されることによって必要なデータがリアルタイムで確認できます。

ERPパッケージは一律ではなく、業務や業種ごとに機能がカスタマイズされているケースも多いです。自社に必要な機能を導入することができるので、既存システムをERPに置き換える利点は十分にあると言えるでしょう。

ERPパッケージにはどのようなものがあるの？

実際に、どのようなパッケージがあるのでしょうか。各製品を比較検討し、目的や予算に合わせて最適なパッケージを選びましょう。

・「Infor SyteLine 」【京セラコミュニケーションシステム株式会社】

100名以上 5,000名未満の企業におすすめです。国内外を問わず、製造・販売拠点の統合管理を実現しており、企業力強化が叶います。自社運用ができるカスタマイズ性と、操作感の良いインターフェースも魅力です。

・「クラウドERP freee」【freee株式会社】

個人事業主から大企業まで、全ての規模に対応しています。経営レポートを自動作成してくれるのでリアルタイムな意思決定が可能になります。経費精算やワークフローにも対応しており、転記や人的ミスを減らすことができます。

・「kintone」【サイボウズ株式会社】

従業員規模を問わず、ERP初心者にもおすすめです。受発注管理や商品管理、プロジェクト管理といった幅広い業務に対応しています。

ERPパッケージを取り入れるメリットと注意点

次に、ERPパッケージを導入するメリットと、既存システムをERPパッケージに置き換えるときの注意点を紹介します。

ERPパッケージのメリット

ERPパッケージのメリットは、主に以下の4点が挙げられます。

・コストが削減できる

ERPに近いパッケージを自社で開発し、用意するとなると人件費や開発コストがかかってしまいます。また、導入するための期間も長くかかるでしょう。

しかし、既に商品化されているERPパッケージは、会計や販売といった業務に必要な機能が基本装備されているため、開発にかける時間やコストを大幅にカットすることができます。

・業務を効率化できる

従来のシステムでは、部署ごとにさまざまなデータを保管していることが多くありました。データを連携する場合には、システム間においてデータの整合性を確認し、状況によってはデータを二重に打ち込むといった作業も必要になってきます。

一方、ERPパッケージなら各部署のデータが一元化され、全て統合データベースに保存されます。そのため、データの管理が簡単になり、業務の効率化が叶います。

・経営情報を可視化できる

リアルタイムで経営資源を確認することができます。

これによって、経営資源の最新情報を必要なときにいつでも知ることができ、企業の意思決定の迅速化や最適化を促進できます。

・リアルタイムで反映される

ERPパッケージには、業務処理を行ったデータだけが反映されるのではありません。その業務に関わったデータ全てが、リアルタイムで反映されるのです。例えば「ワンピース1着」を販売した場合、それに関する出荷や会計、在庫などのデータがリアルタイムに反映されます。

リアルタイムで反映されることによって、部署や場所が違っても、密に連携を取ることができるため、「5分前に売れて在庫がなくなったのに、まだ在庫があると思って受注した」といったミスを防ぐことが可能です。また、同じ内容を部署ごとで何度も入力するといった無駄な作業を省くことができます。

既存システムからERPパッケージに置き換えるときの注意点

既存システムからERPパッケージに置き換える場合、方法を間違ってしまうと混乱を招く可能性があります。ここでは注意すべきポイントを見ていきましょう。

・人材を育てる

ERPパッケージへスムーズに移行し運用していくためには、従業員がシステムに慣れておかなくてはなりません。正確にシステム処理が実行できるようにトレーニングを行いましょう。

・目的を明確にする

「良さそうだから何となくERPパッケージを導入した」といったあやふやな目的では従業員が混乱します。まずは、導入する目的をはっきりさせ、具体的な活用方法をシミュレーションしてみましょう。

・データを整理しておく

ERPパッケージへ置き換えるときに、もとからあったマスターデータを整備しておく必要があります。製品情報や価格などの、引き継ぎたい情報を事前に整理しておきましょう。

ベストなタイミングでERPパッケージに置き換えよう

ERPパッケージを導入すれば、業務を効率化できます。リアルタイムで情報が反映される、コスト削減ができるなどメリットも多くあります。

しかし、導入にはいくつかハードルがあるのも事実です。ERPパッケージを導入する目的を明確にし、扱える人材を育てておかなくてはなりません。企業によって既存システムからERPパッケージに置き換えるタイミングは異なります。自社にとってベストなタイミングを見極めましょう。

文：xDX編集部　画像提供：Getty images, pixabay