クラウド契約業務サービス「Contract One」が全文検索機能を追加

働き方を変えるビジネスデータベースを提供するSansan株式会社は、同社のクラウド契約業務サービス「Contract One」に、全文検索機能を追加したことを発表します。全文検索機能は、Contract Oneがデータ化した契約書の全文から、任意のキーワードを検索できる機能です。

これにより、契約書の検索性が向上するとともに、契約の見直しや監査対応の際などに、一定の条文やキーワードが入っているか確認しやすくなり、契約業務の効率化とリスク管理を後押しします。

機能追加の背景

コロナ禍の影響によってリモートワークを導入する企業が増えたことや、デジタル庁の重点項目に契約分野が挙げられていることなどを背景に、電子契約サービスの活用など契約業務のデジタル化が加速しています。一方で、当社が実施した「企業の契約業務に関する実態調査」によると(※1)、未だに約8割が「紙」で契約締結を行っていると回答しています。紙の契約書をすぐに廃止できず、多くの企業で、紙やPDF、電子契約書が混在した状態で運用されており、担当者の負担になると共に、契約管理がより複雑化することで新たなリスクの原因となっています。

Contract Oneは、紙の契約書における印刷・製本や押印、郵送など従来担当者が時間をかけて行っていたアナログな行程を、オンライン上で指示するだけで完結できる機能を備えるとともに、紙の契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を可能とするクラウド契約業務サービスです。契約業務の包括的なデジタル化を実現することで、業務の効率化とリスク管理を後押ししています。

契約業務おいては、新規契約の締結や契約の更新時などに、過去の契約書を参考にすることが日常的に行われています。また、契約書は企業間の取引に関する重要書類であることから、問題が発生した際や、それらを未然に防ぐためなどに、締結済みの契約内容を確認する業務も度々発生します。そのためContract Oneは、契約先名や締結日、金額、契約期間など契約書管理に必要な項目を自動でデータ化し、それらの項目を基に過去の契約書を検索することができる索引機能を備えています。

今回、Contract One上での契約書管理における利便性をより高め、更なるリスク管理を可能にするため、全文検索機能の提供に至りました。

機能概要

全文検索機能は、Contract One上でデータ化し保存された契約書の全文を検索対象とし、任意のキーワードが含まれる書類や該当箇所を検索できる機能です。保管されている契約書のなかから、特定の契約書を見つけたい場合や、過去の契約書の条文を参考に新たに契約書を作成したい場合などに活用できます。

また、全社的な規約の変更などで、複数の契約書の条文を一度に見直す必要がある場合などに、該当する条文や条件が含まれる契約書を網羅的に検索することが可能になるため、見直すべき全ての契約書を抜け漏れなくリストアップすることができるほか、監査対応時などには、契約書に特定の条文が含まれているかを確認しやすくなるため、契約業務におけるリスク管理の強化につながります。

該当する契約書を検索する画面のイメージ
契約書本文内で検索ワードが表示される画面のイメージ

Contract Oneは、今後も機能開発や関連サービスとの機能連携を積極的に進めることで、アナログな契約業務のDXを推進し、企業のリスク管理を進化させてまいります。

Contract Oneの詳細については、ウェブサイトをご覧ください。
https://contract-one.com

※1:Sansan株式会社「企業の契約業務に関する実態調査」(2022年4月21日発表)
https://jp.corp-sansan.com/news/2022/0421.html

以上

契約業務のDXから、リスクを管理する「Contract One」

Contract Oneは、Sansan株式会社が提供するクラウド契約業務サービスです。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業も含め、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築します。また、契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現します。これまでアナログな対応が必要だった契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させるだけでなく、業務効率化やテレワークの推進、ペーパーレス化も後押しします。

Sansan株式会社 会社概要

「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるビジネスデータベースを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」やキャリアプロフィール「Eight」、クラウド請求書受領サービス「Bill One」、クラウド契約業務サービス「Contract One」を国内外で提供しています。

設立:2007年6月11日
URL:https://jp.corp-sansan.com
所在地:150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金:64億14百万円(2022年2月28日時点)
事業内容:働き方を変えるビジネスデータベースの企画・開発・販売
Sansan https://s.sansan.com
Eight https://8card.net
Bill One https://bill-one.com
Contract One https://contract-one.com

引用元:PRTIMES

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